Guide utilisateur du portail

Le portail des stages permet aux entreprises de diffuser des annonces de stage et de recevoir les dossiers de candidatures des étudiants intéressés.

L’entreprise doit disposer d’un ou plusieurs comptes d’accès. Chaque compte est lié à un nom et une adresse email, qui ne sont pas divulgués aux étudiants. Les notifications d’arrivée de nouvelles candidatures sont envoyées à l’adresse email spécifiée lors de la création du compte utilisé pour saisir le stage.

Lien d’accès sur le portail

Pour des raisons techniques, il est préférable d’utiliser Firefox et de saisir les textes directement sur le portail ou de les importer depuis un éditeur simple (type textedit, Notepad – éviter si possible Word). Il est possible que certains proxies d’entreprise empêchent le portail de bien fonctionner.

Le guide ci-dessous donne des informations sur les principales opérations sur le portail.

 
 
 

1. Création d’un nouveau compte

Se connecter

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Cliquer ‘Veuillez créer votre compte’.

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Lorsque la demande est soumise, un mot de passe est alors envoyé à l’adresse email indiquée. Il est possible de changer ce mot de passe par la suite.

A l’aide du mot de passe, on peut alors se reconnecter sur le portail et compléter les données de l’entreprise. Il faut notamment bien renseigner la localité où siège l’entreprise.

 

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Un deuxième écran est à compléter pour les données personnelles. Elles ne sont pas accessibles aux étudiants.

 

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La case «Pas d’email désiré» est à cocher si l’on ne souhaite pas recevoir les deux emails annuels de sollicitation de sujets de stages (envoyés en général fin août et fin janvier).

 
 

2. Accès à un compte existant

Se connecter

Le nom d’utilisateur est l’adresse email utilisée lors de la création du compte. Le mot de passe a été envoyé dans un email automatique généré lors de la création du compte.

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L’écran suivant s’affiche, il faut alors cliquer sur « Gestion des stages » pour accéder aux fonctions du portail : diffuser les annonces et accéder aux candidatures reçues.f

 
 

3. Publication d’une annonce

Aller sur l’onglet « Gestion des stages », et cliquer la boite « Ajouter un stage » à droite.

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L’écran suivant s’affiche.

Etape 1/5: Titre

Titre : utiliser, si possible, un libellé explicite. Ceci permet aux étudiants de mieux repérer le stage dans la liste de tous les stages postés.

Format : Le projet de master et le stage ont des caractéristiques différentes qui sont expliquées dans le menu Calendrier et Modalités.

Lors de la diffusion de l’annonce, si l’entreprise est ouverte aux deux modèles, il vaut mieux cocher les deux cases et ne pas restreindre le choix. L’étudiant qui doit faire un projet de master cherchera un professeur EPFL pour superviser son travail dans l’entreprise. Le cas échéant, une discussion autour du sujet initial pourra avoir lieu, pour qu’il réponde aux critères d’un sujet de projet de master.

Périodes: les étudiants sont disponibles principalement lors de trois périodes liées au calendrier académiques. Les stages et projets de master de 4 à 6 mois peuvent avoir lieu entre février à septembre et entre juillet et février de l’année suivante. Les stages courts ont lieu pendant les vacances universitaires d’été. Les dates exactes du travail en entreprise à l’intérieur de ces périodes sont fixées par l’entreprise d’entente avec l’étudiant. 

Lors de la saisie de l’entreprise doit sélectionner la ou les périodes qui lui conviennent.

Le menu Calendrier et Modalités contient plus de détails sur les meilleures périodes de disponibilités des étudiants selon les Masters dont ils sont issus. 

Le stage s’archivera automatiquement à la fin des périodes sélectionnées.

Durée: selon les masters, la durée du stage peut aller de minimum 8 semaines pour les stages courts (en principe en été), à 4 à 6 mois pour le stages longs. Pour les projets de master en entreprise, elle est de 17 à 25 semaines.

Le tableau des modèles dans le menu Calendrier et modalités détaille les modèles possibles par master. Si l’entreprise est ouverte à différentes variantes, nous conseillons de préciser « 2 à 6 mois ». Si seuls les stages longs l’intéressent, préciser alors « 4 à 6 mois ».

Renouvelable : la case « renouvelable » nous indique que la même annonce peut être republiée d’année en année.

Etape 2/5 : Description

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Description : un descriptif de quelques lignes est obligatoire. Sur la base de ce descriptif, les responsables des stages dans les différents masters pourront valider le sujet proposé et le diffuser à leurs étudiants. Les étudiants peuvent aussi mieux comprendre le thème du travail et élaborer leurs dossiers de candidature. En cas de copier-coller depuis un texte existant, utiliser un éditeur de texte simple (type notepad) pour éviter d’éventuels problèmes d’encodage liés à Word.

Les autres champs sont facultatifs.

Objectifs : rejoint ou complète le champ description.

Connaissances requises : la mention des langues est importante. L’EPFL a beaucoup d’étudiants internationaux non francophones. Si le français est important, il est utile de le préciser pour éviter des candidatures inutiles. A l’inverse, il est aussi possible de préciser, ici, si les dossiers de candidature doivent être uniquement rédigés en anglais.

Type de travail: menu déroulant facultatif.

Réservé aux étudiants de l’EPFL : à cocher seulement si l’annonce n’est publiée que sur le portail EPFL.

Localisation du stage : champ important à remplir, notamment si le stage n’a pas lieu sur le site principal de l’entreprise où se trouve la personne qui publie le stage.

Rémunération mensuelle / Autres bénéfices ou compensations : Si l’information ne doit pas être divulguée à ce stade, le champ peut être laissé vide ou avec la mention « à définir ». Il est à noter qu’en Suisse, les services de l’emploi ont fixé des barèmes indicatifs pour les salaires des stages au niveau master. Le projet de master ne fait lui pas forcément l’objet d’un salaire. Le menu Calendrier et Modalités fournit plus d’informations à ce sujet.

Remarque / Remarque interne de l’entreprise : champ additionnel. Le contenu du champ « Remarque interne de l’entreprise » n’est pas lu par l’étudiant mais peut l’être par les coordinateurs de stage EPFL.

Image / Fichier : permet d’annexer des documents complémentaires aux textes de l’annonce. Nous recommandons cependant que le champ « Descriptif » soit complet.

Etape 3/5 : Masters et Domaines d’activité

Sélectionner les profils des masters intéressant l’entreprise. Uniquement, les responsables des stages pour les masters sélectionnés seront avisés de l’annonce. Si le sujet est validé, ils publieront l’annonce aux étudiants concernés.

Pour assurer la meilleure correspondance entre le profil des étudiants et l’annonce de l’entreprise, l’EPFL est libre de publier l’annonce à d’autres masters que ceux initialement sélectionnés par l’entreprise

Les compétences des différents masters sont présentées dans le menu Compétences des étudiants.

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Etape 4/5 : Maitre de stage

Si elles sont connues à ce stade, les coordonnées du futur maître de stage (superviseur de l’étudiant en entreprise) peuvent être spécifiées. Il recevra alors également les notifications de nouvelles candidatures d’étudiant, en même temps que le titulaire du compte.

En activant la coche « Afficher les coordonnées du maître de stage aux étudiants », ceux-ci deviennent visibles aux étudiants (mais en aucun cas les coordonnées du titulaire du compte).

Activer la coche « Identique au contact principal » indique simplement que le futur superviseur du stage n’est à ce stade pas communiqué à l’école.

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Etape 5/5 : Soumission du stage

Le bouton « Soumettre » doit être activé, après avoir accepté les conditions générales, pour que l’annonce soit transmise aux différents responsables des masters. Une fois l’offre de stage soumise, il n’est plus possible d’éditer le stage. Toute modification doit être demandée par email à stages@epfl.ch.

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Conditions générales de stage

Le stage apparaît alors alors dans la liste des publiés par l’entreprise avec le sigle violet avec point d’interrogation. Quand le sigle vert avec V apparaît, cela signifie qu’il a été validé par les responsables de stages et publié aux étudiants concernés.

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4. Retrait d’une annonce

Les annonces peuvent être retirées de la liste visible par les étudiants en éditant le stage (icône crayon) et en sélectionnant dans le menu à droite l’action « Enlever l’annonce ». Il est nécessaire de préalablement changer le statut des éventuelles candidatures reçues à « non retenu ».

Les annonces disparaissent automatiquement de la liste quand un étudiant a été retenu au stage ou quand la période indiquée pour commencer le stage a été dépassée.

Les annonces retirées de la liste par l’entreprise ou parce que la date pour commencer le stage a été dépassée restent à l’écran mais avec le sigle étoile verte dans la dernière colonne (statut complet). Ce statut indique que le stage n’est plus visible aux étudiants.

 

5. Modification d’une annonce existante

Une annonce publiée ne peut plus être modifiée par l’entreprise sous le même numéro de stage, sauf à faire une demande par email (stages@epfl.ch) en indiquant les changements souhaités. En revanche, il est possible de dupliquer le stage et de le rééditer. Un nouveau stage avec un nouveau numéro sera créé dont le titre sera Copy_nom_ancien_stage et le contenu identique au stage d’origine. L’entreprise peut alors éditer librement ce nouveau stage et le soumettre à nouveau à l’EPFL pour validation, à l’instar de la publication d’une nouvelle annonce.

Pour dupliquer un stage, il faut d’abord l’éditer (icône crayon) et sélectionner dans le menu à droite l’action « Dupliquer ».

 
 

6. Consultation des dossiers de candidatures des étudiants

L’entreprise est informée par email de l’arrivée de nouvelles candidatures sur son compte. L’email automatique est envoyé à l’adresse spécifiée par le titulaire du compte, lors de sa création.

En se connectant à son compte, l’entreprise voit la liste des étudiants qui ont postulé au stage. Le statut « transmis à l’entreprise » signifie à l’étudiant que son dossier a bien été envoyé à l’entreprise.

r En cliquant sur l’icône Crayon, l’entreprise peut accéder aux documents de postulation (CV, lettres et autres champs). Le statut de l’étudiant change alors à « sélection en cours » pour lui notifier que son dossier a été ouvert par l’entreprise. L’entreprise peut alors librement contacter les étudiants qui l’intéressent et entamer son processus de recrutement habituel.

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A la fin du processus de recrutement, l’entreprise confirme quel étudiant a été engagé (bouton « accepter ») et quels étudiants n’ont pas été sélectionnés (bouton « refuser »).

Le statut de l’étudiant change alors (« retenu » ou « non retenu »). De plus, l’étudiant reçoit un email de notification l’informant de la décision finale de l’entreprise. L’EPFL reçoit également cet email.

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7. Changement du mot de passe et de la langue de l’interface

Cliquer en haut à droite de l’écran le bouton « Paramètres ». La fenêtre suivant s’affiche permettant de reconfigurer le mot de passe ou de changer la langue de l’interface (français/anglais).

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